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“비서는 무엇보다 엉덩이가 무거워야 하죠”
2016년 10월 17일 (월) 15:02:27 강연희 기자 yhadella@naver.com
   
 

자기소개 부탁드려요

 농심그룹에서 비서직을 맡고 있는 이상원입니다. 본교 아동학과를 졸업했고 영어과 복수전공을 이수했어요.

‘비서’란 어떤 일을 하는 직업인가요

 비서의 주요 업무에는 세 가지가 있습니다. 첫째는 기본적인 업무로, 손님 응대를 위해 차, 다과를 준비하고 상사의 일정을 관리하는 일입니다. 이때 비서는 상사의 업무 전반에 대해 완벽히 파악하고 있어야 해요. 이 외에도, 회사 현황을 항상 숙지해야 상사가 요청하는 업무자료나 관련한 기타 요청사항을 빠르게 준비하고 처리할 수 있죠. 둘째로, 임직원 간 이뤄지는 커뮤니케이션의 매개체로서 역할을 해야 합니다. 다른 임원이나 직원의 업무현황, 주요 행사 등의 소식을 제가 담당하는 상사에게 전달하고, 상사의 지시 및 안내사항을 다른 임직원에게 알려 구성원 간의 원활한 소통을 돕는 것이죠. 마지막으로 상사가 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 돕는 조력자가 돼야 해요. 쉽게 말해 상사를 다방면으로 보좌하는 역할을 하는 겁니다.

비서의 일과는 어떻게 되나요

 출근하자마자 당일 회사와 상사의 일정을 확인하는 것으로 하루가 시작돼요. 그 후에는 해야 할 일을 중요도와 마감일에 따라 우선순위를 정해 기록하죠. 업무와 관련된 주요 뉴스를 정리하고 상사가 출근하면 당일 회사 일정과 개인의 주요 일정을 안내해요. 비서가 무엇보다 꼭 지켜야 할 것은 가능한 자신의 자리를 뜨지 않는 겁니다. 상사가 갑작스레 자료를 요청하는 경우가 있고, 예상하지 못한 상황에 대비해 업무를 수행해야 하기 때문입니다. 퇴근 때가 되면 내일의 일정과 주요 업무를 안내하고, 운전기사에게 연락해 미리 차를 대기시키도록 하죠.

일하면서 힘든 점은 무엇인가요

 조금 불편한 점이 있다면, 직무 특성상 항상 긴장 상태를 유지해야 한다는 것입니다. 나 하나의 실수는 작게는 동료, 크게는 담당하는 상사와 회사 전체에 악영향을 미치기 때문에 실수를 저지르지 않도록 해야 하죠. 또한, 상사가 언제, 어떤 업무를 지시할지 모른다는 것이 비서직의 애로사항이라고 할 수 있어요.

비서가 갖춰야 할 덕목으로는 어떤 것이 있나요

 커뮤니케이션 능력과 꼼꼼함은 기본이고, 담당하는 상사에 대한 관심이 중요하다고 생각합니다. 단순히 업무와 관련된 것뿐만 아니라, 여가는 어떻게 보내는지, 무엇을 좋아하고 싫어하는지 등 전반에 대해 귀 기울이는 것이 필요해요. 그래야 상사가 무엇을 원하고 컨디션은 어떤지 미리 파악해 먼저 챙겨드릴 수 있죠.

비서가 되려면 어떤 준비를 해야 하나요

  필수로 취득해야 하는 자격증은 없습니다. 다만, 비서직에 대한 관심을 보여주고자 한다면 비서 1급 자격증 정도가 있으면 도움이 될 것 같네요. 준비 기간도 그리 오래 걸리지 않고 시험 또한 어렵지 않습니다. 졸업하는 학과도 국제사무학이나 비서학을 전공하면 좀 더 도움이 될 수는 있지만, 비서직의 필수조건이 되지는 않습니다.

 실제로 주변 비서직 종사자를 보면, 다양한 전공자들이 많아요. 주변에 비서를 준비하는 지인들이 ‘예쁜 외모’가 중요한 조건인지를 종종 묻고는 해요. 이 질문에는 분명하게 ‘아니다’라고 말씀드리고 싶습니다. 업무의 특성상 대내외적으로 나서는 일이 많기 때문에 아름다운 외모보다 ‘좋은 인상’을 갖추는 것이 중요해요.

비서를 꿈꾸는 동덕여대 학우들에게 팁이 있다면 알려주세요

 지원서건, 면접이건 무엇보다 직무에 대한 관심과 애정을 보여주는 것이 중요해요. 비서직을 준비하며 여러 번의 면접을 봤는데, 지원자 중 지원 동기에 관해 모호한 대답을 하는 경우가 많았어요. 왜 이 직종에 관심을 갖게 됐고, 왜 비서를 하고 싶은지 스스로 분명해야 면접관을 납득시킬 수 있죠. 또, 자신이 ‘꼼꼼한 성격’을 갖췄다는 것을 강조하는 지원자가 많은데, 사실 이 요건은 비서에게 아주 기본적인 조건이에요. 즉, 이런 발언은 면접관에게 어필이 되지 않죠. 그보다는 비서로 일하는 데 있어서 필요한 업무 능력을 갖췄다는 사실을 말하는 것이 좋아요. 그중 골프와 와인에 관련된 얕은 지식은 미리 쌓는 것을 추천해요. 아울러 지나치게 똑 부러지거나 기계적인 대답보다는 인간적인 면을 보여주는 것도 중요합니다. 외운듯한 대답보다 오히려 긴장한 티가 조금 나는 것이 때로는 플러스 요인이 되는 것 같아요. 다른 직무도 그렇지만, 비서직은 특히나 상사 한 사람과 굉장히 밀접한 관계를 맺으며 일하기 때문에 인간적으로 편안함을 주고 신뢰할 수 있는 사람이어야 하거든요. 마지막으로, 미리 비서 관련 서적이나 비즈니스 매너와 관련된 책을 보면 도움이 될 거예요. 혹시 개인적으로 더 궁금한 게 있다면, 학보사를 통해 제게 연락주세요.

글·사진 강연희 기자 yhadella@naver.com

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